Allmänna handlingar och sekretess

Om du vill ta del av allmänna handlingar, kontaktar du kommunstyrelsen, eller en förvaltning direkt om du vet vilken förvaltning som handlingen finns hos. Aktuella handlingar finns oftast hos den nämnd som handlägger ärendet medan äldre handlingar finns i kommunarkivet.

Du får vara anonym

Du får vara anonym när du begär att få ta del av allmänna handlingar och du måste inte ange varför du vill ha handlingarna. Endast i de fall som handlingarna du vill ta del av omfattas av sekretess får kommunen fråga dig om din identitet och i vilket syfte du vill ha handlingarna för att kunna bedöma om sekretessen kan hävas eller inte.

Om du vill läsa handlingen på plats hos kommunen kostar det ingenting. Vill du däremot ha en kopia på handlingen får du betala enligt taxa för utlämnande av allmän handling (länk) 2019.144 KS.

Kan jag få handlingar via e-post?

Du har rätt att kontakta kommunen via e-post och du har rätt att få svar på samma sätt. Däremot är kommunen inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post eller i annan elektronisk form. Om du vill ha handlingarna på e-post kan du få det i de flesta fall, men det finns fall där det inte är lämpligt att skicka handlingar med e-post, tex om de innehåller vissa typer av personuppgifter.

Vi lämnar ut dokument

När du lämnar in ett dokument till oss i kommunen blir det en så kallad allmän handling. Det innebär att handlingen kan bli offentlig och vem som helst kan begära att få ut den. Det kallas för offentlighetsprincipen. Handlingar som kommunen själv skapar blir också som huvudregel allmänna handlingar. Det finns undantag från offentlighetsprincipen. En allmän handling kan behöva ha sekretess, till exempel för att skydda en persons enskilda eller ekonomiska förhållanden.

När ska handlingen lämnas ut?

Om någon begär att få en allmän handling som inte har sekretess måste kommunen lämna ut den genast eller så snart det är möjligt.

Om du inte får del av handlingen

Om kommunen beslutar att inte lämna ut ett dokument måste vi alltid tala om varför, till exempel hänvisa till en paragraf i offentlighets- och sekretesslagen. Den som begärt ut dokumentet får då ett skriftligt beslut. I beslutet ska det finnas information om att beslutet kan överklagas, och hur man gör för att överklaga.

Offentlighetsprincipen finns i grundlagen

Reglerna för offentlighetsprincipen finns i tryckfrihetsförordningen som är en av Sveriges grundlagar. Enligt tryckfrihetsförordningen är en handling allmän när den kommit in till kommunen eller upprättats och förvaras av kommunen.

Arbetshandling är inte allmän handling

Ett undantag är att en handling kan betraktas som en arbetshandling, det vill säga att den inte är färdig. Handlingen anses då inte som allmän och är därmed inte offentlig.

Meddelarfrihet

Alla anställda i Alingsås kommun omfattas av den i tryckfrihetsordningen angivna meddelarfriheten. Det innebär att anställda har rätt att lämna uppgifter till medier i syfte att uppgifterna ska publiceras. Arbetsgivaren är förbjuden att efterforska vem som lämnat ut uppgifterna.

Avgift för kopia av allmän handling

Allmänhet och media har rätt att ta del av en allmän handling utan avgift, men för att framställa och lämna ut en kopia av handlingen får myndigheten ta ut en på förhand fastställd avgift. Begäran att få en kopia av allmän handling ska behandlas skyndsamt. För att en kommun ska ha rätt att ta ut avgift för kopia av allmän handling krävs att avgiften är fastställd av kommunfullmäktige.