Praktiska frågor och support

Alfresco är Alingsås kommuns dokumenthanteringssystem. 

Här lagrar vi våra dokument och blanketter. Nämnd och styrelse kan använda Alfresco för att dela information som är nämnd- och styrelsespecifika. För att komma åt Alfresco behöver du logga in med samma användarnamn och lösenord som du loggar in på Kommunportalen på.

Alfresco

Om du inte längre vill eller kan fullfölja ditt uppdrag, kan du avsäga dig det.

Du avsäger dig genom e-tjänsten Avsägelse av uppdrag för förtroendevalda.

Vid frågor kontakta kommunstyrelsen@alingsas.se.

Du har rätt till arvode och ersättning för förlorad inkomst för dina uppdrag. Ersättningen regleras i reglemente för ersättningar:
Reglemente för ersättningar till förtroendevalda 2023-2026.

För möten som protokollförs och där du skriver på en närvarolista behöver du inte rapportera in närvaro själv, det sköts av mötessekreteraren.

För andra förrättningar behöver du själv rapportera in dina uppgifter i Självservice. Det kan gälla till exempel utbildningar och verksamhetsbesök. I Självservice rapporterar du själv in tid, begäran om förlorad arbetsinkomst och begäran om kilometerersättning.

Kommunens löneenhet har samlat all praktisk information om arvode och utbetalning på kommunens intranät. Där framgår bland annat hur du anmäler konto för utbetalning av arvode och förlorad arbetsinkomst och hur du använder Självservice för att själv rapportera in närvaro för arvodering. Här finns även blanketter för exempelvis intyg om löneavdrag och förlorad arbetsinkomst samt en länk till e-tjänsten för att kontakta löneenheten.

Information från löneenheten (OBS – kräver inloggning till Kommunportalen)

E-post, Självservice, Kommunportalen och Alfresco

Om du har glömt ditt lösenord till e-posten, Självservice, Kommunportalen och Alfresco, eller behöver byta det av annan anledning, kan du byta eller få ett nytt lösenord.

Fungerar det inte att byta eller få ett nytt via länken ovan, ring Helpdesk på 0322-61 69 99 så hjälper de dig.

Meetings+

Har du glömt ditt lösenord till Meetings+ tar du kontakt med din nämndsekreterare, så får du ett nytt. Om du vill  byta ditt lösenord kan du följa Meetings manualen.

Quickchannel

Kansli- och juridikenheten kan hjälpa dig med användarnamn och lösenord till Quickchannel. Du kan antingen maila kommunstyrelsen@alingsas.se eller ta kontakt med personal vid ett fullmäktigesammanträde.

Som förtroendevald i Alingsås kommun får du en e-postadress,
förnamn.efternam@alingsas.se och en iPad som anslutits till denna e-postadress. Din alingsas.se-adress är den som kommer användas för all kommunikation i ditt uppdrag i Alingsås kommun.

För förtroendevaldas dokumenthantering gäller samma lagar om diarieföring, offentlighet och sekretess som för anställda inom kommunen. Det är viktigt att du bevakar din brevlåda och läser inkommande e-post varje dag. Tänk på att e-post som skickas av ledamöter i nämnder, styrelser eller bolag och som har anknytning till ett ärende hos kommunen som huvudregel är allmänna handlingar och komma att lämnas ut.

Om någon begär att få ta del av en allmän handling, prövas om handlingen är en allmän handling samt om den innehåller några sekretessbelagda uppgifter. De uppgifter som omfattas av sekretess maskeras, men resterande innehåll i handlingen lämnas ut.

Läs mer om allmän handling i E-learning för förtroendevalda i Alingsås kommun.

Har du frågor om e-post och allmänna handlingar, kontakta kommunstyrelsen@alingsas.se

Som förtroendevald i Alingsås kommun har får du ett verktyg i form av en iPad. Alla iPads är låsta, för att kommunen ska kunna säkerställa att rätt version finns av alla appar. iPaden är ett arbetsverktyg och ska användas för ditt uppdrag i Alingsås kommun.

På iPaden finns det ett bestämt antal appar. Vilka appar som ska finnas på din iPad ser du via Manualer

När ett protokoll justeras kontrollerar och signerar justerarna att det som står i protokollet är korrekt och stämmer överens med vad som bestämdes på mötet.

Det är först efter justeringen som protokollet blir giltigt. Det ska anslås på kommunens anslagstavla och i och med det börjar överklagandetiden. När överklagandetiden har passerat, vinner besluten laga kraft.

Alingsås kommun använder ett verktyg som heter Nexus för elektronisk underskrift av protokoll. Sekreteraren skickar först ut protokollet till justerarna för godkännande och eventuella ändringar. Därefter får justerare ett e-postmeddelande med länk till Nexus, där protokollet skrivs under med bank-ID.

Länk till Rutin för justering av protokoll

Kommunportalen är kommunens intranät.

För att komma åt information eller funktioner på Kommunportalen, som till exempel Självservice, måste du logga in med användarnamn och lösenord som du fått av kommunens IT-avdelning. Användarnamnet består av två bokstäver och tre eller fyra siffror, till exempel um2003 eller ft325.

Har du problem med inloggning, kontakta Helpdesk på 0322-61 69 99.

Som ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige registrerar du din närvaro, begär ordet och begär omröstning i Quickchannel. Quickchannel finns som webbapp på din politiker-ipad.

Det finns alltid personal på plats på kommunfullmäktige som hjälper dig om du har problem med inloggning. Om du vill ha hjälp med användarnamn eller lösenord innan sammanträdet, kontakta kommunstyrelsen@alingsas.se.

I Alingsås kommun är handlingar till alla möten digitala. Medborgare och allmänheten kan nå kallelse, handlingar och protokoll via Sammanträdesportalen.

Som förtroendevald har du tillgång till en app, Meetings+, där du kan läsa kallelse, handlingar och protokoll. Du kan även göra anteckningar och markeringar.

Meetings+ finns på din iPad. Som förtroendevald har du möjlighet att anteckna och göra markeringar i handlingar, söka och spara handlingar. Du når manualen till Meetings+ via Manualer

Du får användarnamn och lösenord av din nämndsekreterare. Har du problem med att logga in, ta kontakt med din nämndsekreterare.

Självservice är den funktion på Kommunportalen där du som förtroendevald rapporterar närvaro, förlust av arbetstid och kilometerersättning för att få arvode och ersättning för dina uppdrag.
Självservice ligger som en app på din iPad.

De möten som protokollförs och där du skriver på en närvaroblankett behöver du inte rapportera in själv, utan det gör sekreteraren för mötet.
Men andra förrättningar, som exempelvis besök i verksamhet eller utbildningar rapporterar du här.

Stäm av med din ordförande eller nämndsekreterare för att säkerställa att aktiviteten du ska delta i ger rätt till arvode.

Du kan synka din e-post så att du kan läsa den på en privat iPad eller telefon.

Det finns anvisningar för detta på Kommunportalen:

https://manualer.alingsas.se/article-categories/mejlsynk-outlook-e-post/

Kontakta din nämndsekreterare eller Helpdesk om du behöver hjälp.